“We gaan digitaliseren”. Regelmatig kom ik bij organisaties en dan geven ze dat aan als oplossing om efficiënter te gaan werken. Het idee is doorgaans om een nieuw pakket aan te schaffen en dat helemaal aan de eigen wensen aan te laten passen. “We stoppen we al onze gegevens erin en dan zijn we efficiënter’, zo blijkt maar al te vaak de gedachte.
De volgende stap is vervolgens veelal het bellen van verschillende automatiseringsbedrijven en de inspirerende verhalen aanhoren van wat mogelijk is. Het bedrijf waar je het beste gevoel bij hebt, mag dan bij je aan de slag. Uiteindelijk wordt het een grote puinhoop, en werken de medewerkers met twee systemen, omdat het toch niet is gelukt om alles in één systeem te krijgen. Herkenbaar?
Ik zou het anders aanpakken en wel op een lean manier. Dan hoor ik u denken; wat is dan precies die lean manier? Nou deze start met de vraag; hoe voorkom ik dat verspillingen worden gedigitaliseerd? Het antwoord:
- Maak de activiteiten in het proces goed inzichtelijk met personen die daadwerkelijk het werk uitvoeren, via bijvoorbeeld een Brown Paper Sessie of een Value Stream map. Gebruikelijk is dat het proces complexer blijkt dan iedereen vooraf had verondersteld;
- Bepaal welke activiteiten als waarde-toevoegend worden ervaren door de klant en welke activiteiten eigenlijk verspilling zijn. Kijk met de ogen van de klant naar het proces. Het liefst neem je de klant mee, want uiteindelijk bepaalt de klant wat van waarde is en niet het proces zelf;
- Prioriteer de verbeteracties met behulp van eigen expertise, strategische criteria en/of met business cases;
- Verbeter het proces zodat deze zo optimaal mogelijk waarde aan de klant levert. Eventueel kan dan ervoor gekozen worden om het proces verder te digitaliseren, maar enkel als dit nodig is en op de plekken waar het nodig is.
Dus… pak het digitaliseren aan op bovenstaande lean manier, en je voorkomt een heleboel ongemak.